Älvstranden utveckling AB brister i arbetet med inköp och upphandling samt lokaluthyrning

I stadsrevisionens årliga granskning av Älvstranden utveckling AB uppvisar bolaget brister inom området inköp och upphandling – brister som lekmannarevisorerna har lyft under flera år. Det finns också brister i bolagets rutiner för lokaluthyrning. Det handlar om odokumenterade processer, en personberoende organisation och att bolaget inte följer riktlinjer och program inom Göteborgs Stad. Detta gör att bolaget inte tillräckligt hanterar risken för att lokaler hyrs ut till oseriösa aktörer. Nu riktar lekmannarevisorerna kritik mot bolaget i form av en erinran.

Risk att lokaler hyrs ut till oseriösa aktörer

Enligt Göteborgs Stads trygghets- och brottsförebyggande program ska alla nämnder och bolag förstärka sina kontrollfunktioner för att motverka att oseriösa aktörer kommer åt stadens resurser, som exempelvis lokaler.

- Bolaget har dock inte förstärkt några kontrollfunktioner, eftersom de inte anser att deras lokaler är intressanta för oseriös verksamhet, säger Sven Andersson som är lekmannarevisor i Älvstranden utveckling AB.

Bolaget tillämpar inte heller Göteborgs Stads riktlinje för uthyrning av lokaler till förenings- och kulturlivet. Som ett resultat kontrollerar de inte heller att de föreningar som hyr lokaler delar de värderingar som staden står för.

Odokumenterade arbetssätt i en personberoende organisation

Även organisationen kring lokaluthyrningen har brister. Det finns till exempel ingen arbetsorganisation som tillämpas om någon av de uthyrningsansvariga är frånvarande och bolaget har inte heller något kundvårdssystem för att samla information om kunder.

Det saknas också tillräckligt med dokumenterade rutiner för arbetet som sker från att en lokal blir ledig till dess att lokalen är uthyrd. Bland annat hur bolaget ska göra kreditbedömningar. Amandus Carlenfors, också han lekmannarevisor i bolaget:

- Sammantaget innebär detta mycket manuell hantering och en risk att frågor faller mellan stolarna. Dessutom brister bolaget i transparens, eftersom processerna till stora delar är odokumenterade.

Flera år av brister inom inköp och upphandling

Bolaget har en historik av bristande regelefterlevnad inom området inköp och upphandling och årets uppföljning visar att det fortfarande finns brister. När bolaget direktupphandlar konsulter är dokumentationen bristfällig. Därutöver har de gjort inköp utan konkurrensutsättning och genomfört direktupphandlingar som överstiger direktupphandlingsgränsen.

Riktar erinran mot styrelsen

Med bakgrund av granskningen riktar nu lekmannarevisorerna en erinran mot bolagets styrelse. Sven Andersson igen:

- Vi har noterat omfattande brister. Bolagets rutiner för lokaluthyrning är inte ändamålsenliga och de behöver förbättra den interna kontrollen. Tidigare brister inom inköp och upphandling kvarstår dessutom. Vi ser ett behov av att bolaget vidtar mer kraftfulla åtgärder inom dessa områden.

Ytterligare iakttagelser och bedömningar framgår av den bifogade granskningsredogörelsen.

Fakta

Den kommunala revisionens uppdrag är att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen. Revisorerna granskar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna och bolagen är tillräcklig.

Revisorerna är förtroendevalda och utses av kommunfullmäktige. I granskningen använder de förtroendevalda revisorerna så kallade sakkunniga biträden, det vill säga yrkesrevisorer.

Vad innebär en erinran?

En erinran används när en granskning visar på tydliga brister inom ett eller flera områden, utan att bristerna är så allvarliga att anmärkning bör ges. En erinran kan ses som en varningssignal från revisorerna.